KI-Workshop für Geschäftsführer: Agenda und Vorlage zum Mitnehmen

Es gibt zwei Sorten KI-Workshops 2026: solche, nach denen die Geschäftsführung „inspiriert" rausgeht und nichts passiert – und solche, die mit einem konkreten Pilot-Auftrag in der Kalenderwoche darauf enden.

Dieser Artikel beschreibt das zweite Format: einen 3-Stunden-Workshop für Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen mittelständischer Unternehmen, der bewusst auf Inspirations-Folien verzichtet und stattdessen drei harte Ergebnisse liefert: priorisierte Use-Cases, eine Risiko-Map, einen Pilot-Beschluss.

Sie können den Workshop intern selbst moderieren (Agenda und Templates folgen unten) oder ihn von einem externen Moderator führen lassen. Beides funktioniert – Hauptsache, das Ergebnis steht am Ende auf Papier.

Wer sollte teilnehmen?

Maximal 8 Personen. Mehr verwässert die Diskussion. Empfohlene Besetzung:

• 1–3 Personen aus der Geschäftsführung (Sponsor + ggf. weitere Bereichsverantwortliche)
• IT-Leitung oder beauftragter technischer Champion
• Datenschutzbeauftragte/r oder Compliance-Funktion
• 1–2 fachliche Schlüsselpersonen aus dem Tagesgeschäft (Operations, Produktion, Mandanten-Betreuung – je nach Branche)
• Optional: externer Moderator mit KI-Praxis

Wichtig: keine reine Strategie-/Beratungsrunde. Mindestens 30 % der Teilnehmenden müssen aus der täglichen Praxis kommen. Sonst priorisieren Sie Use-Cases, die nichts mit der Realität der Mitarbeitenden zu tun haben.

Vorbereitung (1 Woche vor dem Workshop)

Drei Vorbereitungs-Punkte, die den Workshop von „okay" auf „wirksam" heben:

1. Schatten-KI-Bestandsaufnahme. Eine anonyme 5-Fragen-Kurzumfrage an die Belegschaft („Welche KI-Tools nutzt du im Arbeitsalltag, auch wenn nicht offiziell erlaubt?"). Liefert Ihnen die Realität, statt Annahmen.
2. Top-10-Frust-Liste. Jede teilnehmende Person bringt eine Liste der 5 nervigsten wiederkehrenden Aufgaben aus ihrem Bereich mit. Roh, ohne Vor-Filter.
3. Datenquellen-Übersicht. Eine schlichte Liste der wichtigsten Wissens-Quellen (Dateifreigabe, DMS, Confluence, E-Mail, Fachanwendungen). Nur eine Liste, keine Inventur.

Mit diesen drei Inputs vor sich entsteht im Workshop substantielle Diskussion statt allgemeiner Eindrücke.

Die 3-Stunden-Agenda im Detail

Block 1 – Status quo (45 Min)

Ziel: ehrliche Aufstellung, wo das Unternehmen 2026 steht.

• (15 Min) Schatten-KI-Realität: Ergebnisse der Kurzumfrage, plus offene Diskussion. Welche Tools werden tatsächlich genutzt? Welche Daten landen darin? Wer hat das genehmigt (Spoiler: oft niemand)?
• (15 Min) Frust-Liste-Sammlung: Jede Person nennt ihre 5 wiederkehrenden Aufgaben. Moderator clustert auf Whiteboard / Miro: Schreiben, Recherche, Kommunikation, Berechnung, Prüfung, Datenextraktion, Reporting.
• (15 Min) Risiko-Wahrnehmung: Welche Risiken sehen wir bei aktueller Praxis? DSGVO-Verstoß durch Schatten-KI? Mandantengeheimnis-Bruch? NIS2-Audit-Risiko? Geschäftsführerhaftung?

Block 2 – Use-Case-Priorisierung (60 Min)

Ziel: 1–2 priorisierte Use-Cases, die der Pilot abdeckt.

• (20 Min) Use-Case-Brainstorming: Aus der Frust-Liste werden konkrete KI-Use-Cases destilliert. Jede Idee bekommt einen klaren Aufgaben-Satz: „KI-System X soll Aufgabe Y für Mitarbeitergruppe Z erledigen." Vage Ideen („KI für Marketing") werden konkretisiert oder verworfen.
• (20 Min) Bewertung mit zwei Achsen: Jeder Use-Case wird auf Whiteboard verortet. Achse 1: Wert (gespart Zeit × Anzahl betroffener Mitarbeitender). Achse 2: Aufwand (Daten verfügbar?, Komplexität der Logik?, Risiko?).
• (20 Min) Top-2-Auswahl: Die zwei Use-Cases mit dem besten Verhältnis Wert/Aufwand werden ausgewählt. Klassische Erstkandidaten: Internes ChatGPT-Äquivalent (hoher Wert, niedriger Aufwand, zieht Schatten-KI auf offizielle Plattform) und wissensbasierter Assistent für eine konkrete Mitarbeitergruppe.

Block 3 – Risiko und Compliance (30 Min)

Ziel: Risiko-Map, die die Geschäftsführung im Audit verteidigen kann.

• (15 Min) Risiko-Mapping der Top-2-Use-Cases: welche Datenkategorien werden verarbeitet, welche Empfänger sind beteiligt, welche Auftragsverarbeitungsverträge fehlen, welche Datenschutz-Folgenabschätzung ist nötig?
• (15 Min) Eindämmungs-Maßnahmen: Welches Hosting-Modell passt (on-prem, EU-Cloud, hybrid)? Welche technischen Controls sind nötig? Welche organisatorischen Schritte (Richtlinie, Schulung)?

Block 4 – Beschluss (45 Min)

Ziel: ein konkreter Pilot-Auftrag, mit Sponsor, Champion, Budget und Termin.

• (15 Min) Pilot-Scope verbal formulieren: „Wir starten in den nächsten 30 Tagen einen Pilot mit Use-Case A für Pilotgruppe B, Hosting-Variante C, mit den Erfolgskriterien D, E, F."
• (15 Min) Rollen-Klärung: Wer ist Sponsor (Geschäftsführung)? Wer ist Champion (IT-Leitung oder Person X)? Wer im Datenschutz? Wer in der Pilotgruppe? Externer Partner ja/nein – wer?
• (15 Min) Termine festlegen: Pilot-Start, Mid-Point-Review, 30-Tage-Bericht, nächstes Geschäftsführungs-Update. Alle Termine kommen direkt in den Kalender, bevor der Workshop endet.

Die DIN-A4-Vorlage zum Mitnehmen

Im Anschluss an den Workshop sollte das Ergebnis auf einer einzigen Seite stehen. Verwenden Sie folgende Struktur als Kopie für Ihren Beschluss:

KI-Pilot-Beschluss [Datum]

1. Use-Case 1
   System: [Beschreibung]
   Zielgruppe: [Mitarbeitergruppe]
   Erfolgskriterien:
     - [Messgröße 1]
     - [Messgröße 2]
     - [Messgröße 3]

2. Use-Case 2 (falls)
   [analog]

3. Hosting-Variante: [on-prem / EU-Cloud / hybrid]

4. Pilotgruppe: [Anzahl] Personen aus [Bereichen]

5. Rollen
   Sponsor (Geschäftsführung): [Name]
   Champion (IT/Tech): [Name]
   Datenschutz: [Name]
   Pilotgruppe-Lead: [Name]
   Externer Partner: [Name oder „intern"]

6. Termine
   Pilot-Start: [Datum]
   Mid-Point-Review: [Datum + 14 Tage]
   30-Tage-Bericht an Geschäftsführung: [Datum + 30 Tage]
   Folge-Workshop / Welle-2-Entscheidung: [Datum + 45 Tage]

7. Risiken und Eindämmung (Stichworte)
   - [Risiko 1] → [Maßnahme]
   - [Risiko 2] → [Maßnahme]

8. Pilot-Budget-Rahmen: [Betrag bis X]

Geschäftsführung freigegeben: [Unterschrift]

Dieses 1-Seiten-Dokument ist nicht „bürokratisch" – es ist die Brücke zwischen Workshop und Pilot. Ohne es liegt der Workshop-Inhalt nach 14 Tagen in Vergessenheit.

Was im Workshop schiefgehen kann

Drei Muster, die Sie aktiv unterbinden sollten:

• „Lass uns lieber noch 3 Tage daraus machen." Drei Stunden mit klarem Beschluss schlägt drei Tage ohne Beschluss. Wenn die Diskussion ausufert, vertagen statt verlängern.
• Vendor- oder Tool-Diskussion in Block 2. „Sollen wir ChatGPT, Claude oder Mistral nehmen?" – das gehört nicht in den Workshop, sondern in die Pilot-Vorbereitung mit dem Champion.
• Reine Inspirations-Folien des Moderators. Wenn ein externer Berater 30 Min „KI-Trends 2026" erzählt, wird der Workshop für die Konkretisierung zu kurz. Solche Folien gehören in eine separate Vorbereitungs-Session, nicht in dieses Format.

Wenn Sie keinen externen Moderator wollen

Das Format funktioniert auch intern, sofern jemand die Disziplin durchhält, an der Agenda zu bleiben. Praktischer Tipp: Setzen Sie pro Block einen Timer auf das Whiteboard. Wenn er klingelt, wird zusammengefasst und weitergegangen.

Wo Sie als Nächstes weiterlesen

• "KI im Mittelstand einführen: Das 30-Tage-Playbook" – das, was nach dem Workshop passiert.
• "KI-Richtlinie für Mitarbeiter: Template + Erklärung" – das, was in Woche 4 verabschiedet wird.
• "NIS2 + KI: Geschäftsführerhaftung 2026" – die Haftungs-Seite, die im Risiko-Mapping zentral ist.

Wer den Workshop für sein eigenes Unternehmen vorbereiten möchte oder eine Moderation sucht: Direkt mit Nico Meyer, werktags 9–18 Uhr.